La administración y gestión integral de proyectos incluye una serie de procesos en base a herramientas y metodologías, basada en la toma de decisiones que efectivizan el manejo del ciclo de vida de un proyecto edificatorio. Parte de esta administración y gestión incluyen el manejo de recursos, una acción de vital importancia para la puesta en marcha de un proyecto; los recursos o también llamados activos de una organización están compuestos por su talento humano, materiales, equipos y el capital o flujo financiero.
La administración de costos tiene como objetivo optimizar el empleo de recursos en base al diseño y planificación de políticas que marcarán los procesos en las distintas fases del proyecto, estableciendo planes y metodologías para una correcta organización y dirección; garantizando de esta manera una dirección clara en la gestión de costos del proyecto.
La gestión de costos, por su lado, es la encargada de la puesta en marcha de las políticas establecidas por la administración y la dirección de las mismas, con el fin de cumplir los objetivos planteados por la organización y el cumplimiento de metas contractuales del proyecto; coordinando el desarrollo de las actividades necesarias para llevar a cabo el proyecto encomendado.
La importancia de una óptima administración y gestión dentro del proyecto radica principalmente en su efectividad, en el know-how, el retorno de inversión y la rentabilidad que dejará el éxito de producto y/o servicio prestado.
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Cada uno de los procesos son indispensables dentro del desarrollo del proyecto y el fallar en cualquier proceso o actividad representa un significativo perjuicio en tiempo y dinero, bajo esta realidad y la experiencia, todo error y riesgo efectivo se traduce en una pérdida económica.
La administración y gestión de costos incluye procesos de planificación, estimación, presupuestaria, financiación y control; definiendo un desempeño coordinado entre la administración de recursos y sus tiempos, garantizando un manejo eficiente y eficaz. Esta serie de procesos son un beneficio clave, pues proporcionan una guía clara para la dirección y manejo de costos a lo largo del proyecto.
Se parte con la planificación donde se establecen políticas, procesos a seguir y la documentación que ayudará a evidenciar la gestión de los costos del proyecto, todo a las políticas tanto de la organización como a sus elementos contractuales.
La estimación de costos se basa en desarrollar una aproximación de los recursos que se invertirán en el proyecto, dando una idea bastante apegada a la realidad y en base al mercado actual.
La determinación del presupuesto se basa en la sumatoria de asignación de valores a cada paquete de trabajo que se han determinado para el desarrollo del proyecto. Finalmente, el control de costos trata de un monitoreo constante en las distintas fases del proyecto en función de los trabajos realizados y sus costos reales, de este modo se pueden detectar desviaciones, tomar acciones correctivas y minimizar elementos de riesgo.
Escrito por Arq. Daniela Ortiz., Máster en Gestión de Proyectos Edificatorios, docente investigadora de la Facultad de Arquitectura y Construcción, Universidad Indoamérica.
